Por: * Márcio Lacerda é mestrando em Administração Profissional pela FIA – Fundação Instituto de Administração, Diretor Geral da Hotelaria Brasil, CEO da Ventura Resorts e Presidente do Board do Conselho Administrativo da Unna Hospitality, Fundador e CEO da Thess Hotéis.
Em um mercado cada vez mais competitivo e sujeito às flutuações econômicas globais, a elaboração de orçamentos eficazes para hotéis é essencial para garantir a sustentabilidade e a competitividade das operações. Esse processo exige um planejamento detalhado, que leve em consideração não apenas as demandas específicas do setor ou fatores internos, mas também os impactos de cenários econômicos como inflação, taxas de juros, câmbio e tendências de consumo, os fatores externos, mesmo que não se tenha controle sobre eles, impactam profundamente os resultados do hotel.
O orçamento hoteleiro é mais do que uma previsão de receitas e despesas; é uma ferramenta estratégica que integra diferentes áreas, como operações, marketing, comercial, revenue management (RM), distribuição, precificação, e-commerce, financeiro e manutenção. Neste artigo, exploramos como cada uma dessas áreas contribui para a elaboração de um orçamento robusto, analisamos os impactos de cenários econômicos e apresentamos sugestões de planilhas para otimizar o planejamento, execução e controle.
Começando pelo setor de marketing que deve prever campanhas e estratégias de comunicação que impactem diretamente na demanda hoteleira. A integração com o comercial permite alinhar essas ações com metas de ocupação e receita, considerando o mercado-alvo e sazonalidade.
Uma planilha de planejamento de campanhas, com colunas para períodos (mensal, trimestral ou anual), custos estimados, KPIs como taxa de cliques e conversões, e impacto esperado na demanda é fundamental. Faz-se necessário prever com bastante exatidão todas as ações que serão realizadas ao longo, para alcançar o resultado previsto.
Já o RM utiliza dados históricos, predições de mercado e análise competitiva para definir a melhor estratégia de precificação e distribuição. Outro ponto importante é o mapeamento da concorrência, é muito importante acompanhar o quanto seus concorrentes estão cobrando, bem como, elaborar uma planilha comparativa do produto, com os principais concorrentes, em mercados maduros, o cliente tem muita opção, então não da para ficar atras dos outros hotéis disponíveis na prateleira.
Os canais de e-commerce precisam ser analisados quanto à eficiência e custo de aquisição de clientes. O custo com OTAs (Online Travel Agencies) e vendas diretas deve ser projetado para incluir margens de comissões e campanhas específicas.
Um orçamento eficiente deve prever o fluxo de caixa mensal, garantindo que o capital de giro suporte a operação do hotel. Devem ser projetadas entradas e saídas de caixa considerando sazonalidade, custos fixos e variáveis, além de analisar impactos de fatores externos como inflação, taxas de juros, câmbio e tendências de consumo.
Indica-se uma planilha de fluxo de caixa com entradas previstas por mês (receitas de hospedagem, eventos, restaurante, entre outros) e saídas categorizadas (folha de pagamento, marketing, manutenção), além de análise de cenários com variáveis como inflação e câmbio. É muito importante que o comercial tenha profundo conhecimento do fluxo de caixa do hotel, pois conhecer a realidade financeira do empreendimento vai ajudar na elaboração da política de negociação.
Além disso, a Manutenção preventiva e corretiva é crucial para a conservação do patrimônio e para evitar gastos inesperados. O orçamento deve incluir um percentual fixo da receita para melhorias contínuas, e uma estimativa, com base em exercícios anteriores para fazer frente as despesas com a manutenção rotineira.
Prever custos jurídicos e de conformidade regulações é essencial. Isso inclui despesas trabalhistas, tributações e eventuais ações legais por meio de uma planilha de despesas jurídicas dividida em categorias como consultorias, tributos e contencioso. É importante manter um rigoroso acompanhamento das ações em andamento, pois elas impactam diretamente o fluxo de caixa e o orçamento.
Concluindo, a elaboração de orçamentos para hotéis requer integração entre as áreas para garantir previsões realistas e alinhadas com os objetivos estratégicos. Considerar os impactos de cenários econômicos permite uma visão mais ampla e adaptável aos desafios externos. Utilizar planilhas estruturadas para cada etapa do planejamento contribui para uma gestão mais eficiente e resultados sustentáveis.
Implementar um processo orçamentário colaborativo não é apenas uma necessidade, mas uma oportunidade de transformar o hotel em uma operação financeiramente saudável e estrategicamente competitiva.
Se você chegou até aqui, não deixe de realizar a segunda parte. É fundamental um acompanhamento com lupa sobre o orçamento aprovado. A cada mês é necessário saber se a meta foi alcançada, e uma boa explicação para cada item que não estourou o orçamento.
